Trend und Herausforderung für Bibliotheken: Strategic Thinking

Und schon wieder kann ich aus aktuellem Anlass meine Reihe von Trends und Herausforderungen für Bilbiotheken erweitern: Im Rahmen eines Workshops an der EAHIL-Konferenz in Edinburgh haben Guus van den Brekel und ich die Delphi-Methode vorgestellt, die für den Horizon Report eingesetzt wird. Und wir haben eine abgespeckte Workshop-Variante eines Delphi-Prozesses durchgespielt. Obschon wir eigentlich viel zu wenig Zeit hatten (exakt 70 Minuten), war das Ergebnis höchst interessant.

Der Ablauf des Workshops – die mini-Delphi-Studie

Zunächst muss ich einräumen, dass der Workshop wirklich Spass machte. Die Workshop-Variante einer Delphi-Studie wird auch mini-Delphi genannt. Wenn man sie seriös durchführen möchte, benötigt man mehr Zeit. Ich denke, ab 2 Stunden kann man die einzelnen Phasen richtig durchspielen, mit 3 Stunden kann noch eine Pause eingeplant werden. Wir sind folgendermassen vorgegangen: zunächst stellten wir die Methode vor, wie sie im Horizon Report eingesetzt wird. Danach versuchten wir die einzelnen Phasen im Workshop mit ca. 25 Teilnehmenden durchzuführen und auf die Frage: welche Trends und Herausforderungen bestehen für medizinische Bibliotheken? anzuwenden. Ziel war also eine Art Horizon Report Medical Libraries Edition, erstellt von den anwesenden Expertinnen und Experten.

• Kurzpräsentation der Themen gemäss Horizon Report Library Edition
• Ergänzung von relevanten Themen durch die Teilnehmenden (kurze Präsentation)
• Erfassen der Themen auf Flipchart
• Erste Runde Gewichtung und Auswahl: jeder Teilnehmer konnte drei farbige Punkte zu den Themen auf das Flipchart kleben.
• Die sieben Themen mit den meisten Punkten (mehr als zwei) wurden auf einer Karte notiert und jeweils einem Tisch zugewiesen
• In Gruppen wurden an den Tischen über das entsprechende Thema diskutiert (ideal wäre hier ein World-Café, in dem man ca. 60 Minuten Zeit hat, um jeweils 15 oder 20 Minuten an einem Tisch zu diskutieren. Die Ergebnisse werden auf Karten/Flipchart/Tischtüchern festgehalten.
• Kurze Zusammenfassung der Diskussionen im Plenum
• Zweite Abstimmung: jeder Teilnehmer erhält zwei Punkte, die er auf das Flipchart mit den diskutierten Themen kleben kann.
• Und der Gewinner steht fest….

Das Ergebnis des Workshops

In unserem Workshop wurden die neuen Themen bereits lebhaft diskutiert – die Liste umfasste schnell über 10 Themen. Überraschenderweise schaffte es dann eines der neuen Themen – strategic thinking – auf den zweiten Platz im ersten Wahldurchgang. Verschiedene Vorschläge konnten unter einem bestehenden Thema subsumiert werden. Dieser Vorgang (Zusammenfassen von ähnlichen Themen, Trennen von unterschiedlichen Aspekten) ist auch beim Horizon Report eine wichtige Aufgabe der Redaktion. Dies stellt einen gewissen Eingriff dar, der jedoch für die anschliessende Bewertung wichtig ist – auch wenn nicht alle mit den redaktionellen Überarbeiten völlig einverstanden sein mögen. In unserem Workshop wurden mehrfach Themen genannt, die wir unter dem Titel „rethinking roles and skills of librarians“ subsumiert haben. Das Thema erhielt dann in der ersten Runde auch am meisten Stimmen.

Anschliessend wurden die Themen in Gruppen diskutiert, besonders lebhaft die beiden genannten. Ein beabsichtigter Effekt der Delphi-Methode besteht darin, dass sich durch diese Diskussionen von Experten die Meinungen verändern und konsolidieren können. Und dieser Effekt trat dann auch ein: die Gruppe, die sich mit strategischem Denken befasste, argumentierte überzeugend. Strategisches Vorgehen ist für Bibliotheken (nicht nur medizinische) sehr wichtig. Man muss Trägerschaften und Stakeholder überzeugen können. Und dies schafft man nur, wenn man eine klare Strategie hat. Mit strategischem Denken ist auch gemeint, dass man sich mit künftigen Entwicklungen befasst und auf Veränderungen (so gut wie möglich) vorbereitet ist. Man muss zum Beispiel Entwicklungen im Bereich des Publikationswesens und der Forschungspolitik verfolgen, um gegebenenfalls die Forschenden auf neue Anforderungen oder veränderte Rahmenbedingungen hinweisen zu können.

Hier noch ein kleiner persönlicher Einschub: Es ist ein sehr lohnender Prozess für eine Instiution, eine Strategie zu entwickeln. Aber nur, wenn man die Chance nutzt, die Mitarbeitenden und auch die Nutzerinnen und Nutzer der Bibliothek mit einzubeziehen. Wenn man bereit ist, diesen Dialog zu führen, die Anregungen von innen und aussen aufzunehmen, sich damit auseinanderzusetzen und dann Prioritäten zu definieren und Entscheidungen zu fällen, wird dies die Bibliothek nachhaltig verändern. Die Gefahr der Fremdsteuerung wird vermindert, wenn man eine überzeugende Strategie vorweisen kann. Ich bin entsprechend guten Mutes für ZB MED (Köln), dass die aktuelle Evaluation ein positives Resultat hervorbringen wird. Zum Strategieentwicklungs- und Neuorganisationsprozess ZB MED hat Elke Roesner einen Beitrag im Bibliotheksdienst. Band 48, Heft 12, Seiten 985–999, (DOI: 10.1515/bd-2014-0122, November 2014) veröffentlicht.

Und so lautet das Schlussresultat unserer mini-Delphi-Studie:

1. Strategic Thinking
2. New Roles and Skills for Librarians
3. Collaboration/Interoparability
4. Radical Change
5. Accessibility/Visibility
6. Economic Situation (as a general challenge)
7. Open Science