Thoughts on the future of libraries

Full title: Thoughts on the future of scientific information infrastructure institutions (formerly know as “Libraries”)

In my keynote at ASpB Conference 2013 in Kiel, I’ve been thinking about the future of libraries – based on the recently published 10 theses on the future profile of scientific information infrastructure institutions by Klaus Tochtermann. I published my main thoughts here in my blog some months ago, and I decided to translate them for my English speaking audience.

Where leads the future of academic libraries? On this issue, I have set up eight theses:

1 External developments will determine the future of libraries significantly

In society, politics, science, technology, radical transformations take place, on which libraries can’t exert any influence. However, these developments define the framework for libraries significantly. It is important to accept this as a fact and analyze where there are the risks and opportunities. Without claiming to be exhaustive, the following trends can be mentioned:

  • Level society: mobility, media consumption, use of information
  • Level policy: law (data protection, copyright); Finance, demand for efficiency, professional management, return on investment (ROI)
  • Level Science: Publication, ranking, impact; Access to and use of information, mobility, interdisciplinary research, internationalization, communication, collaboration
  • Level technology: cloud computing, mobile usage, Web 2.0, Semantic Web, including LOD, search engines, storage, digital identity, NFC, Wearable Devices, 3D printing etc.

What does this mean for libraries?

2 Electronic information services are delivered on a national or even international level

IT – based services are location independent not only in usage, but also in the provision. Due to the internationalization of research and mobility of researchers there are asked not local but national services. If researchers and students change university they too often lose today access to (electronic) resources that they previously used for their work. The proximity or distance to the provider of an electronic service is irrelevant. This also applies to access to e-resources: there should be a shift from university licenses towards national licenses and open access. In teaching, one seeks a so-called e-portfolio so that electronic study materials remain available on long term. This is based on a university -wide identity management, to which the libraries also will join with its user administration.

3 Libraries join forces: concentration, cooperation

Some libraries are overwhelmed by the more and more highly complex technical solutions. Today, however, many libraries are still trying to hold onto as many fields as possible and offer often a wide range of services. These correspond then often not to the state of the art, as the users know it from commercial suppliers – and how they expect it from the library. However, politics are no longer willing to finance the actual duplication (there is sometimes a conflict with the interests of the local ownership of the libraries, the universities). This desire for centralization is shown, for example, in the recommendations and calls by the German Science Council (Deutsche Forschungsgemeinschaft) or the Swiss University Rectors’ Conference (Program Scientific Information). Objective of this program is the establishment of national services in the field of scientific information infrastructure. Libraries still have some difficulties with this claim. But the future information infrastructure service providers need not necessarily be libraries. Libraries must cooperate more closely than ever to be able to play the role of the provider of national services. I ‘ve got in mind the establishment of competence centers and consortia to which skills and resources are transferred. Simultaneously, libraries will focus on those services that they can provide better than others. And they will get the other services from centers of excellence, consortia, or commercial providers. The necessary allocation of resources will not be easy in federal structures .

4 Library as a place detaches from e-services

The function of the library as a provider of e-services for science unravels from that as a place of learning, study and research. Both are important, but there is no causal relationship between the two types of services. The role of the library as a (third) place will become even more important because of the virtualization and digitization: It takes learning and working spaces, places to stay and for social exchange as well as on-site services for researchers, students and teachers, such as reference, advice or services in the context of information literacy. This includes new roles and responsibilities for librarians, such as embedded or liaison librarians.

Furthermore, a significant number of e-services are still delivered locally. I am thinking of targeted adjustments and personalization of services offered centrally (see point 8) . Also digitization builds on local holdings and collections. Here the library as a content provider goes into action. It is crucial that the digitized content is delivered via open interfaces so that they can be found and accessed through portals.

5 Library services are oriented towards subject areas

The scientific information services are oriented towards subject areas and not towards individual universities. Depending on the subject area, there exist very different methods and information needs. Researchers of a certain field have more in common than researchers of one university. Therefore, it makes more sense to align the offers according to the needs of the researchers of a certain research field. Libraries will therefore develop topic specific services and they will operate and specialize – how this is shown actually in the field of virtual research environments.

6 Libraries are in competition with commercial information service providers

Not only libraries, but also commercial providers (publishers , aggregators) want to offer researchers complete information services and one stop shops. Already today, there are corresponding services and platforms from commercial providers that act as interactive research platforms for publication of research data and for the connection with research content (eg SpringerLink). However, these platforms are restricted to their own publications. Libraries could according to the desire of researchers develop and offer platforms with content from different publishers. Whereby here, even some of the big players (Web of Science, Scopus) are active. And in order to develop a competitive platform the forces need to be bundled.

7 Libraries expand the scope of collecting and providing information

The boundaries of publication become blurred. Libraries, however, are still strongly focused on monographs, journal volumes, and cataloging them in the OPAC. In future libraries will also catalogue individual items, primary research data and micro-publications and make them available. This content is cross-linked by semantic methods and harnessed through portals.

8 libraries provide personalized services

Libraries know their audiences and their information needs. They adapt centrally provided services so that they meet the needs and desires of their (local) users. The customer or user orientation is a basis. However, it should be extended to the target groups and thus also on the potential users and non-users. Accordingly, not only customers and their satisfaction is evaluated, but also information behavior of the target groups.

Conclusion

Libraries have (too) long dealt with themselves and their own world. But the environment is changing radically. According to this radical innovations and changes are required. Libraries are focus on their strengths and cooperate closely with each other. Libraries are based on the needs of their target groups and offer attractive services locally, based on regional or national services.

Haben Bibliotheken KundInnen?

I did it again! Ich habe in meinem Beitrag über “Innovation nicht nur in grossen Bibliotheken” von “Bibliothekskunden” gesprochen. Ein Kollege äusserte sich dann auf Twitter, er sei von mir “enttäuscht”. Wie er das wohl gemeint hat? Ich hatte auch schon intensive Diskussionen mit meinem Bürokollegen. Er spricht konsequent von Nutzerinnen und Nutzern, ich habe zu Beginn konsequent von Kunden (ja, auch von Kundinnen) gesprochen und tendiere mittlerweile zu beiden Varianten – ja nach Kontext.

Zunächst mal mein Plädoyer für die Bezeichnung der Menschen, welche die Dienstleistungen einer Bibliothek in Anspruch nehmen, als Kundinnen und Kunden: Ich blende zurück. Als ich 1997 meine Tätigkeit an der ETH-Bibliothek aufnahm, lief gerade eine Aktivität an der Hochschule in Richtung Qualitätsmanagement. Das New Public Mangement setzte sich in der Schweiz in den öffentlichen Verwaltungen langsam durch. Das Beamtenwesen wurde abgeschafft. Ich hatte noch die Erfahrung gemacht, dass man in Bibliotheken nicht als Kunde, sondern als Bittsteller behandelt wurde. Es kam nicht selten vor, dass Benutzerinnen und Benutzer als Störfaktor empfunden wurden, die von der eigentlich “wichtigen” Arbeit ablenkten. Im Rahmen der erwähnten Aktion “Q” wurde allen Verwaltungsmitarbeitenden und somit auch den Bibliothekarinnen und Bibliothekaren vermittelt, dass man die Dienstleistungen in Anspruchnehmenden als “Kunden” zu betrachten und zu bedienen habe. Es wurden heftige Diskussionen über diese Bezeichnungen geführt. “Wir sind doch kein Geschäft, wir verkaufen doch nichts!” Ich habe diese neue Perspektive sehr begrüsst. Sie rückte die Kundin/den Kunden ins Zentrum des Bibliotheksgeschäfts. Eine kundenorientierte Bibliothek ist für mich eine gute Bibliothek, die sich an den Bedürfnissen ihrer Nutzerinnen und Nutzer ausrichtet, dadurch stets neue Impulse aufnimmt und sich weiterentwickelt. Sie bezieht ihre Legitimation dadurch, dass sie attraktive Dienstleistungen erbringt, die Kunden respektvoll und freundlich behandelt und deren Wünschen (so weit möglich und sinnvoll) entspricht. Der Begriff Kunde wurde somit in Abgrenzung zum Benutzer oder Bittsteller geprägt und war sinnbildlich für eine Neuorientierung der Bibliotheken. Auch im Kontext Bibliotheksmanagement spreche ich deshalb gerne von Kundinnen und Kunden, auch von Kundenmanagement. Oder im Innovationsmanagement vom Einbezug der Kundinnen und Kunden, z.B. im Rahmen von Open Innovation.

Als ich dann in die Lehre und Forschung an der Fachhochschule wechselte, merkte ich in Diskussionen mit meinem informationswissenschaftlich ausgebildeten Kollegen, dass dieser mit dem Kundenbegriff wenig anfangen konnte. Er sprach konsequent von Nutzerinnen und Nutzern. Wir haben öfters über die Begrifflichkeiten und deren Bedeutung diskutiert, auch in gemeinsamen Lehrveranstaltungen. Für mich steht nun das Begriffspaar Nutzerin/Nutzer für eine neutrale, wissenschaftliche Perspektive. Als Forscher spreche ich nun auch von Nutzerforschung. Denn in der Forschung geht es darum, unabhängig von den Bibliotheksinteressen und der Bibliotheksperspektive zu fragen, was die Menschen tun, die sich in der Bibliothek aufhalten oder weshalb andere Menschen die Dienstleistungen (oder Räumlichkeiten) einer Bibliothek nicht in Anspruch nehmen.

Also: für mich stellen die Begriffe Kundin/Kunde bzw. Nutzerin/Nutzer zwei unterschiedliche Perspektiven dar: Bibliotheken sprechen von Kundinnen und Kunden und sollten ihre “Benutzerinnen” und “Benutzer” auch entsprechend behandeln. Dies ist die Grundlage für eine moderne, “kundenorientierte” Bibliotheksarbeit. Forschende sprechen dagegen von Nutzerinnen und Nutzern, wenn sie unvoreingenommen das Verhalten der Menschen untersuchen oder interpretieren, welche die Dienstleistungen einer Bibliothek in Anspruch nehmen, bzw. von “NichtnutzerInnen”, falls sie dies nicht tun. Je nach Hut, den ich gerade trage, werde ich also auch in Zukunft den einen oder den anderen Begriff verwenden.

 

Innovation nicht nur in grossen Bibliotheken

Die Kolumne für die Zukunftswerkstatt im Bibliotheksdienst ist einem Thema gewidmet, mit dem ich mich seit einiger Zeit befasse: Welche Möglichkeiten haben gerade kleinere Bibliotheken, um erfolgreiche Innovationen zu realisieren? Innovationsmanagement ist ja eher etwas für grosse Bibliotheken und Organisationen mit einer bestimmten Komplexität. Hier ist es wichtig, Verantwortlichkeiten zu definieren, den Innovationsprozess festzulegen, für ein Ideenmanagement zu sorgen und die Umsetzung der Ideen zu begleiten bis zur erfolgreichen Markteinführung. Ich denke, dass sich die meisten Grundsätze des Innovationsmanagements auch in kleineren Institutionen umsetzen lassen. Nicht in Form eines ausgefahrenen Managements, sondern mit Hilfe einfacher Methoden und vor allem mit der Bereitschaft und Offenheit, etwas zu bewegen.

Wichtig scheinen mir folgende Grundsätze:

  • den Mitarbeitenden Freiraum geben für die Entwicklung von Ideen
  • den NutzerInnen zuhören und ihren Input für neue oder verbesserte Dienstleistungen aufnehmen – dies kann auch in Form einer Beschwerde geäussert werden
  • neue Ideen (von Mitarbeitenden und von NutzerInnen) regelmässig besprechen
  • auf der Grundlage von vordefinierten Kriterien über die Umsetzung oder Weiterverfolgung der Ideen entscheiden
  • die Entscheide transparent kommunizieren (dies kann auch mündlich in der Teamsitzung erfolgen)
  • eine Innovationskultur pflegen, indem die Leitung die Mitarbeitenden ermutigt, neue Ideen zu äussern und mal etwas Neues auszuprobieren
  • eine Fehlerkultur pflegen, indem auch ein gescheitertes oder bewusst abgebrochenes Projekt als wichtige Erfahrung gewertet wird, aus der man als Organisation lernen kann
  • eine Kultur der Beta-Versionen pflegen: auch unfertige, noch nicht perfektionierte Entwürfe, Versuche oder Prototypen sollen den NutzerInnen zum Ausprobieren vorgelegt werden.

Innovation auch für kleinere Bibliotheken? Ich kann die Frage bejahen – entscheidend scheint mir die Bereitschaft, alte Wege zu verlassen, offen zu sein für Neues und sowohl Mitarbeitende wie auch Kunden in die Entwicklung mit einzubeziehen.

mehr von mir zum Thema:

 

Vortrag zur Schweizer Auswanderung ins zaristische Russland

Now for something completely different: Am Mittwoch 9. April werde ich im Rahmen einer Ringvorlesung des Historischen Seminars der Universität Zürich, Abteilung für Osteuropäische Geschichte, einen Vortrag zu einem Thema halten, dem ich mich in einem früheren Leben als Historiker gewidmet hatte. Ich werde einen Überblicksvortrag zur Geschichte der Schweizer Auswanderung ins zaristische Russland (1700-1917) halten.

Der Vortrag findet an der Universität Zürich im Kollegiengebäude — KO2 F 150 statt, und zwar am Mittwoch, 18.15-19.45 Uhr. Der Vortrag ist öffentlich.

 

Bild1. Augustfeier der Schweizer Kolonie in Moskau. Bildquelle: Russlandschweizer Archiv

 

Horizon Report Library Edition

On March 27 we had a kickoff meeting for a new project: a Horizon Report Library Edition. Yes, there will be a new Horizon Report with the focus on Academic Libraries in 2014! The partners for this project are the New Media Consortium (www.nmc.org) that will take care of the whole creation process with the work and discussions on the wiki and the publication of the report. The other partners are ETH-Bibliothek Zurich, Technische Informationsbibliothek (TIB) Hannover and HTW Chur that made the project possible.

We will use the same methods and tools as for the well known Horizon Report Higher Education (and all the other HR projects) in order to find out the trends, challenges and technologies playing an important role in the field of academic libraries in the next years. At the moment we are looking for members of the expert panel. If you are interested in joining the team and contributing to this exciting project, you may nominate yourself with this form. In the end about 50 experts from all over the world will contribute to the subjects, discuss the topics and vote for their favorites.

The report will be presented in August 2014 – and it will be open and free, like all the Horizon Reports!

The project team for the Horizon Report Library Edition:

  • Co-project leaders:
    • Larry Johnson (NMC)
    • Lambert Heller (TIB Hannover)
    • Andreas Kirstein (ETH-Bibliothek Zurich)
    • Rudolf Mumenthaler (HTW Chur)
  • Project team:
    • Samantha Adams Becker (NMC, Research and writing lead)
    • Michele Cummins (NMC, research associate)

E-Books in Wissenschaftlichen Bibliotheken

Im Rahmen einer Fortbildungsveranstaltung des VDB an der TIB Hannover habe ich einen aktualisierten Vortrag zum Thema E-Books in Wissenschaftlichen Bibliotheken gehalten. Was hat sich verändert seit dem letzten Jahr?

Aktuell konnte ich auf eine Studie der BITKOM zur Nutzung von E-Books 2013 in Deutschland zurückgreifen (http://www.bitkom.org/de/markt_statistik/64018_77541.aspx). Hauptaussage: 21% aller Bundesbürger nutzen E-Books. Das ist eine Steigerung von fast 100% gegenüber der Umfrage von 2012! Zusammen mit den Zahlen aus der E-Book Marktstudie des Börsenvereins, dass E-Books mittlerweile gegen 10% Anteil am deutschen Buchmarkt haben, sind das markante Veränderungen. Sie belegen, dass die E-Books mittlerweile auch im deutschen Sprachraum angekommen sind.

Spannend auch die Zahl aus der BITKOM-Studie, wonach (immerhin) 17% der Bundesbürger E-Books auch über Öffentliche Bibliotheken beziehen.

Der Hauptteil des Vortrags behandelt die Herausforderungen für Bibliotheken in den (bisherigen) Kernbereichen Erwerbung, Katalogisierung, Bereitstellung und Vermittlung. Hier möchte ich das Thema der Integration von Open E-Books ansprechen. In der Diskussion wurde gefragt, ob eine Plattform wie die EZB oder DBIS für (open) E-Books deren Integration in Bibliothekskataloge fördern würde. Ich denke, ja. Es braucht wohl einen vertrauenswürdigen Aggregator der Open E-Books, der diese sammelt, aufbereitet und über standardisierte Schnittstellen bereitstellt. Wir haben an der HTW Chur am Schweizerischen Institut für Informationswissenschaft ein Projekt in Planung, das genau in diese Richtung geht. Aktuell führen wir einen Projektkurs mit Studierenden zum Thema Open E-Books Plattform durch, und ein Antrag für ein KTI-Projekt ist in Vorbereitung.

Und ich habe noch auf meinen “Wettbewerb” verwiesen: ich habe per Twitter gefragt, welche Bibliothek als erste das neue (open) E-Book von Michael Stephens “The Transparent Library” in ihrem Katalog nachweist. Die Wette gilt – wer gewinnt?

Aussagen über die Zukunft von Bibliotheken

Das Heft #24 der LIBREAS zum Thema Zukünfte ist erschienen. Aus dem Editorial:

Die aktuelle Ausgabe der LIBREAS bietet einen kurzen, zeitgenössischen Einblick in die aktuelle Ausprägung dieser Debattentradition. Die einzelnen Texte repräsentieren, unserer Meinung nach, sehr schön die einzelnen Facetten der Diskussion. Begonnen mit einem positiven Aufruf, die Zukunft gemeinsam mit anderen anzugehen (Corinna Haas und Beate Rusch); von der Diskussion strukturierter Versuche, zumindest die nächste Zukunft vorherzusehen (Rudolf Mumenthaler); über einen Rückblick auf vor teilweise langer Zeit gebaute Zukunftsbibliotheken (Eliane Blumer & Karsten Schuldt); bis hin zum nachdrücklichen Hinweis darauf, dass die Zukunft gestaltet werden muss (Wolfgang Kaiser), stecken die Texte einen Rahmen ab, in dem sich die meisten Debatten um die erwünschten, erhofften oder befürchteten Zukünfte der Bibliotheken bewegen. 

Es freut mich, einen Beitrag zur Diskussion leisten zu können, wie wir versuchen Aussagen über künftige Entwicklungen zu machen. Dabei konnte ich meine Erfahrungen als Experte bei der Erstellung des Horizon Report einfliessen lassen.

Mit Expertenwissen zu Aussagen über künftige Entwicklungen — der Horizon Report Higher Education

Der Horizon Report Higher Education dient auch für Hochschulbibliotheken als wichtige Referenz zur Bewertung aktueller Trends und künftiger Entwicklungen. Der Autor stellt die dem Report zugrunde liegende Methode vor, beleuchtet diese kritisch und reflektiert die Aussagekraft der Prognosen. Die Stärken des Horizon Report liegen in der breiten Abstützung, der Offenheit des Verfahrens und der Publikation sowie der Ausarbeitung der von Expertinnen und Experten ausgewählten Themen. Gewisse Schwächen sieht der Autor in der Abhängigkeit von anderen Trendstudien sowie beim Auswahlverfahren der Trendthemen.

Zitiervorschlag
Rudolf Mumenthaler, “Mit Expertenwissen zu Aussagen über künftige Entwicklungen — der Horizon Report Higher Education”. LIBREAS. Library Ideas, 24 (2014). http://libreas.eu/ausgabe24/03mumenthaler/

Open E-Books in Bibliotheken

Im neusten Heft des Bibliotheksdienst habe ich für die Kolumne der Zukunftswerkstatt einen Beitrag unter dem Titel “Verzweifelt gesucht – Open E-Books in Bibliotheken” veröffentlicht. Es freut mich, dass der Artikel unter Open Access publiziert wurde und somit für alle öffentlich zugänglich ist!

Und hier geht es zum Beitrag: 10.1515/bd-2014-0024

Teilstrategien zum SUK-Programm Scientific Information als Entwurf veröffentlicht

Im Auftrag der Rektorenkonferenz der Schweizer Universitäten laufen zur Zeit die Arbeiten für das SUK-Programm 2013-2016 P-2 “Wissenschaftliche Information: Zugang, Verarbeitung und Speicherung“. Bis Mitte Oktober haben sieben Gruppen Teilstrategien für Handlungsfelder erarbeitet, die zuvor in einem Grundlagenpapier von IBM Consulting definiert worden waren (IBM Consulting, “Grundlagen zur Strategie” (deutsch / französisch / englisch)). In diesem Grundlagenpapier wurden künftige nationale Services sowie Funktionsblöcke definiert. Zu den aufgeführten sechs Funktionsblöcken (plus zum Handlungsfeld Nationale Organisation) sollten dann von Expertengruppen Teilstrategien entwickelt werden. Ich war mit Christian Fuhrer von der HBZ Zürich Leiter des Teilprojekts E-Publishing. In diesem Block waren die meisten bibliotheksbezogenen Themen enthalten, wie Open Access, Digitalisierung, Lizenzierung wissenschaftlicher Informationsressourcen (Stichwort Nationallizenzen). Wobei unklar war, wie und wo die Bibliotheken in diesem Programm überhaupt angesprochen werden. Es zeigte sich, dass die Schweizer Hochschulbibliotheken schlecht vorbereitet sind für ein nationales Programm, das eine nationale Forschungsinfrastruktur aufbauen oder fördern will. Es gibt eigentlich nur das Konsortium der Schweizer Hochschulbibliotheken, das einen wirklich nationalen Charakter und Auftrag hat. Ansonsten gibt es die Zusammenarbeit in Bibliotheksverbünden und in einigen Projekten aus dem Förderprogramm E-lib.ch, wie z.B. E-Rara, Retro Seals oder E-Codices. Entsprechend haben wir jetzt in der Teilstrategie E-Publishing eine nationale Organisation der Hochschulbibliotheken gefordert, die für die Erbringung nationaler Dienstleistungen für die Forschung und für die Koordination nationaler Aufgaben zuständig sein soll. Weitere Vorschläge: Einrichtung eines Open Access Publikationsfonds, Einrichten eines Fonds für Digitalisierungsprojekte (plus Weiterführung laufender Projekte aus dem E-Lib-Programm), Einrichtung eines Metadatenpools und Publikation als LOD, Einrichtung von Schnittstellen und Definition von Standards für Repositorien, Beschaffung von Nationallizenzen und vieles mehr.

Aber es gilt zu beachten, dass diese Teilstrategien nur die Vorschläge der Experten wiedergeben, und noch nicht vom Lenkungsausschuss verabschiedet worden sind. Die Teilstrategien werden jetzt von der Programmleitung zu einem White Paper verarbeitet, das dann die Grundlage für Projektausschreibungen sein soll. Dies wäre eigentlich bis anfangs November vorgesehen gewesen, doch hat es der Lenkungsausschuss nicht geschafft, die (erwartungsgemäss) sehr komplexen Anforderungen aus den Teilstrategien zu priorisieren und das Strategiepapier abzunehmen. Somit verzögert sich auch die für November geplante Projektausschreibung um noch unbestimmte Zeit. So bietet sich jetzt Gelegenheit, um diese Teilstrategien zu diskutieren…

Und hier sind die Teilstrategien von sechs Handlungsfeldern (sie werden von der Website der CRUS aus verlinkt):

Wer sich die Mühe macht, die in den Teilstrategien vorgeschlagenen Action Items auf ihren Finanzierungsbedarf anzusehen, wird feststellen, dass deutlich mehr Mittel nötig wären, als die von der SUK gesprochenen rund 37 Mio. Franken. Die Auswahl und Priorisierung ist denn auch eine grosse Herausforderung. Es werden also bestimmt nur wenige der vorgeschlagenen Action Items auch als Projekte ausgeschrieben. Über das weitere Vorgehen und den revidierten Zeitplan wird auf der Webseite der CRUS informiert.